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Ausgabe 15 vom 1. Februar 2007 (als PDF):

27. Januar 2007 – Dr. Ludger Humbert

LaTeX – Teil 15: Erstellung von Briefen

In einer Reihe von Artikeln in der If Fase werden nützliche Elemente von LaTeX vorgestellt, die erprobt sind und bei der Arbeit der Informatiklehrerin eingesetzt werden.

In den bisher vorgelegten fünfzehn Teilen der Artikelserie – Ausgaben 0 … 14: rhinodidactics.de/Archiv – finden Sie Hinweise und Anmerkungen zu den Themen: Installation, grundlegende Arbeitsweisen, Quellen zu Dokumentationen, Arbeit mit KOMAscript, PSTricks, Erstellung von Arbeitsblättern, Struktogrammen, Automatengrafen, Elemente von UML, Barcodes, Formularerstellung, Zitieren, Abbildungen, ER-Diagramme und Fragen der [Mikro-]Typografie. Von Ausgabe 9 (Zitieren – normgerecht) bis zur Ausgabe 12 (Quelltexte von Programmen) wurden die Themen von Fragen bestimmt, die von den Referendarinnen gestellt werden. Mit der vorliegenden Ausgabe 15 wird auf einen Anwendungsfall eingegangen, der nicht nur für Lehrerinnen bedeutsam ist: Erstellung von Briefen mit LaTeX.

Erstellung von Briefen

Um Briefe zu erstellen, sollte sich die Autorin auf den Inhalt konzentrieren dürfen und nicht einen Großteil der Zeit in die Erstellung des Layouts stecken müssen. Daher ist die Entscheidung, zur Erstellung von Briefen ein geeignetes Paket in LaTeX zu wählen, nicht immer wieder, sondern einmal zu treffen. Im Anschluss können mit einfachen Mitteln die nötigen Parameterwerte zum Großteil fest eingestellt werden. Die veränderlichen Elemente können entweder direkt in der LaTeX-Quelle für den Brief eingegeben werden oder durch entsprechende Werkzeuge für die halbautomatische Erstellung von Briefen genutzt werden.

LaTeX-Klassen zur Erstellung von Briefen

Glücklicherweise existiert eine DIN zur Erstellung von Briefen. Damit diese Norm mit LaTeX umgesetzt wird, ist die Auswahl auf die Klassen einzuschränken, die DIN-gemäße Briefe setzen: g-brief, dinbrief, KOMA, brief.

Grafische Benutzungsoberfläche

tk-brief von Ralf Müller

Konfiguration von tk-brief – im oberen Teil die Standardbenutzungsoberfläche – unten der Konfigurationsdialog

Damit das Schreiben des Textes von Fragen der Adressierung, der einleitenden Formel, der Grußformel etc. entkoppelt wird, steht mit tk-brief ein Werkzeug bereit. Unter www.linux-user.de/ausgabe/2003/05/030-tkbrief/index.html steht eine Besprechung dieses kleinen aber feinen Werkzeugs zur Verfügung. Der zur Eingabe des eigentlichen Brieftextes benötigte Editor kann frei eingestellt werden. Ebenso können die Werkzeuge, die das Ergebnis produzieren und anzeigen, ausgewählt werden. So ist es möglich, eine Trennung der formalen Elemente (Eingabe der Zieladresse, Wahl der Anrede, etc.) von dem eigentlichen Text vorzunehmen. Der Text liegt als einfacher ASCII-Text in einer Datei vor. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn in Brieftexten gesucht werden muss.
Zur Installation reicht (unter Debian) die Eingabe von
apt-get install tk-brief

Anwendungsfall – viele personalisierte Briefe …

Eine für Schülerinnen nicht unbedingt notwendige Funktion, für Lehrerinnen aber durchaus ab und zu nützliche Eigenschaft, stellt das Schreiben von sogenannten Serienbriefen dar. tk-brief enthält eine Serienbrieffunktion, die mich nicht zufriedenstellte, da sie nicht die Flexibilität hatte, die mir vorschwebte. Darauf hin habe ich nach einer Alternative gesucht, die auch für andere Anwendungen nützlich ist.

KOMA-Script enthält die notwendigen Elemente

Um auch ausgefallene Wünsche für die Darstellung DIN-gemäßer Briefe zu realisieren, bietet sich das Dokumentenformat scrlttr2 an. Dort gibt es für jeden vorstellbaren Fall ein Schalter, der über eine Voreinstellung verfügt, die geändert werden kann. Nachdem die einzelnen Parameter für die Dokumentenklasse festgelegt sind, können wir uns daran begeben, zum Anwendungsfall – Serienbrief – zurückzukehren. Dazu muss zunächst geklärt werden, welche Daten nötig sind, um ein personalisiertes Dokument vernünftig zu erstellen. Ausgewählte Elemente:

Diese können zeilenweise in einer einfachen Textdatei abgelegt werden (LaTeX-spezifische Auszeichnungen sind möglich).

Das Paket textmerg

Um Daten aus einer Textdatei für LaTeX zur Verfügung zu stellen, wird das Paket textmerg eingesetzt: ftp://dante.ctan.org/tex-archive/macros/latex/contrib/textmerg.zip Es ist Bestandteil der TeX-Distributionen TeXLive und teTeX.

Die Nutzung ist recht übersichtlich gestaltet – in die Präambel des Dokuments wird das Paket durch \usepackage{textmerg} zur Nutzung bereitgestellt. Im Text wird die Festlegung der Namen für die Zuordnung der Zeilen des Textdokuments zu den TeX-Variablen vorgenommen. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen \Fields{\titel\vorname\name\anrede\...} Die einleitende Zeile \Merge{DATEN/adr_raw.dat}{% sorgt dafür, dass die Datei DATEN/adr_raw.dat bis zur schließenden Klammer jeweils zeilenweise den oben durch die Feldspezifikation festgelegten TeX-Variablen zugeordnet werden.

% 
%

\documentclass[11pt,english,ngerman]{scrlttr2}

...

\usepackage{textmerg}

\begin{document}

  \Merge{DATEN/adr_raw.dat}{ %

    \begin{letter}{\textbf{\titel ~\vorname ~\name}\\

    \strasse\\\\

    \bf{\plz~\ort}

    }

    \opening{Sehr ~\anrede ~\titel ~\vorname ~\name,}

    \input{EText}

    \newpage

  }

\end{document}

Damit wird nun das Dokument bei n Datensätzen n-fach mit den Einträgen aus der Textdatei gesetzt, sobald pdftex für dieses Dokument aktiviert wird. Die Einsatzmöglichkeit beschränkt sich nicht nur auf Serienbriefe, sondern kann in vielen Anwendungsfällen, in denen gleichartige Dokumente erstellt werden müssen, genutzt werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit dieser Variante Übungsblätter mit variablen Anteilen auszustatten, Kärtchen für auszuzeichnende Gegenstände zu erstellen, Listen mit einem sorgfältigen Layout zu versehen, etc.
Die hier veröffentlichten Inhalte stellen keine Meinungsäußerungen der Studienseminare Hamm Arnsberg dar.
© Redaktion If Fase